Modele de note de frais pour deplacement professionnel à télécharger

Tout déplacement professionnel engendre des frais pour le collaborateur. La fiche de note de frais à remplir est le plus souvent mensuelle. Elle requiert de disposer d’un document spécifique mentionnant des informations relatives notamment à l’employé et aux diverses dépenses liées aux déplacements (carburant, péages, repas, etc.). Parfois complexe, la gestion de note de frais se veut facilitée si le collaborateur dispose d’un modèle de note de frais adapté et conforme aux exigences de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

Utiliser un modèle de note de frais peut être un excellent moyen de gagner du temps en organisant la gestion des notes de frais d’une entreprise. Cela permet de suivre précisément les remboursements et débours effectués par la société.

Cependant, les notes de frais représentent un poste de dépenses qui est surveillé et régulièrement contrôlé par l’URSSAF et l’administration fiscale. Il est donc primordial de disposer du bon modèle note de frais et de respecter certaines règles pour que le document soit irréprochable.

• Tout collaborateur doit justifier de la nécessité de la dépense dans le cadre de son activité professionnelle et toujours dans l’intérêt de son entreprise pour bénéficier d’un remboursement des frais professionnels.
• Une feuille de note de frais doit être impérativement accompagnée de tous les justificatifs (factures) associés à chaque dépense.
• Les frais doivent être proportionnés aux déplacements à titre professionnel sous peine de passer pour des avantages en nature aux yeux de l’administration fiscale. (Exemple : un nombre de repas disproportionné)

Une feuille de note de frais peut se présenter sous plusieurs formes, le plus souvent sous la forme d’un tableau. L’essentiel est qu’elle contienne un maximum d’informations comme celles mentionnées précédemment. Quel que soit le modèle de note de frais choisi, il doit être clair, lisible et compréhensible aisément, afin de faciliter le remboursement de frais liés, entre autres, à l’utilisation du véhicule. À celui-ci doivent être joints tous les justificatifs relatifs à vos dépenses.

Retrouvez ci-contre un exemple de note de frais

Les frais remboursables sont divers. Les colonnes de la fiche de note de frais varient donc selon les dépenses : indemnités kilométriques, frais de péage, repas, hébergement, péage, carburant, etc.

Bon à savoir:

Il peut arriver que le collaborateur tarde à remplir et transmettre sa feuille de note de frais. La vigilance doit rester de mise sur ce point car le délai de rendu apparaît aussi important que la précision des informations fournies. L’employeur peut en effet refuser le remboursement des notes de frais si ce délai s’avère trop long. Tel peut être le cas notamment lorsqu’un délai est imposé pour apporter les justificatifs des frais de déplacements professionnels.