Pour certains salariés, les déplacements professionnels font partie de leur quotidien. Pour d’autres, ils sont épisodiques, si bien que leurs modalités pratiques sont méconnues. Quelles sont les obligations de l’employeur ? Comment calculer les frais de déplacement professionnel ? Que dit le Code du travail en la matière ? Quelle prime si on utilise sa propre voiture pour se déplacer dans le cadre de sa fonction ? Faisons le point sur toutes ces questions, et bien d’autres encore.
Sommaire :
- Déplacement professionnel : définition
- Déplacement professionnel : ce que dit le Code du travail
- Peut-on refuser un déplacement professionnel ?
- Déplacement professionnel : obligations de l’employeur
- Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?
- Remboursement des frais de transport domicile-travail
- SIXT for Business : des solutions de mobilité flexibles pour tous vos déplacements professionnels
- FAQ
Déplacement professionnel : définition 🔍
Les déplacements professionnels sont des voyages effectués dans le cadre de l’exercice d’une fonction. Ils n’incluent cependant pas les trajets entre le domicile et le lieu de travail, et vice versa. Même si, pour ce type de déplacement, une compensation partielle des frais de transport domicile-travail peut être payée par l’employeur.
Un déplacement professionnel peut prendre de nombreuses formes. Il peut s’agir :
- De la visite d’un client
- D’une journée de travail sur un autre site de l’entreprise
- D’un voyage d’affaires à l’étranger
- D’un aller-retour au supermarché afin d’acheter des boissons et collations pour un pot de départ
- D’une visite médicale d’entreprise
- Etc.
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Déplacement professionnel : ce que dit le Code du travail
En bref, voici ce que le Code du travail dit à propos des déplacements professionnels des salariés :
- Un déplacement professionnel ne peut dépasser 90 jours à l’étranger. Un tel « déplacement » est alors considéré comme un détachement
- Les déplacements professionnels à l’étranger ne peuvent excéder 180 jours par an, sans quoi c’est aussi considéré comme un détachement ou expatriation
- Le contrat de travail ne doit pas nécessairement inclure une clause de déplacement professionnel
- Les déplacements professionnels conformes à une fonction ne peuvent être refusés par un salarié, sauf motif valable (médical, sécurité, etc.)
- Lorsqu’un salarié utilise sa propre voiture dans le cadre d’un déplacement professionnel, il doit être dédommagé par l’employeur
- L’employeur doit informer le salarié d’un déplacement professionnel sous un préavis de minimum 48 heures
- L’entreprise doit prendre en charge les frais découlant de tout déplacement professionnel
- Si le contrat de travail ne mentionne pas l’utilisation du véhicule du salarié dans le cadre de ses déplacements professionnels, il ne peut être obligé d’utiliser sa propre voiture
Peut-on refuser un déplacement professionnel ? ❌
En principe, non. À partir du moment où le déplacement professionnel colle à la fonction du salarié, il ne peut être refusé. Un poste qui exige des déplacements professionnels fréquents les mentionnera habituellement dans le contrat de travail. Il peut également intégrer une clause de mobilité. Celle-ci peut prévoir des déplacements professionnels fréquents, ou le besoin de travailler sur un autre site de l’entreprise.
Mais du point de vue du droit, la possibilité de devoir effectuer des déplacements professionnels ponctuels ne doit pas être obligatoirement mentionnée dans le contrat d’un salarié. Pour refuser, le travailleur devra invoquer une raison sérieuse :
- Obligations familiales incompatibles avec le voyage. Par exemple, un enfant malade.
- Impossibilité de voyager en raison de soucis médicaux. Exemple : une femme enceinte qui devrait prendre l’avion pour effectuer un voyage d’affaires
- Sécurité non garantie : en cas de déplacement professionnel vers un lieu dangereux
- L’employeur refuse de prendre en charge les frais de déplacement professionnel
En cas de refus de déplacement professionnel non fondé, l’entreprise peut prendre les sanctions appropriées. Elles varient en raison du préjudice subi en conséquence du refus. Cela peut aller de l’avertissement écrit au licenciement pour faute grave en passant par la mise à pied. Bien entendu, le travailleur peut contester la sanction devant le tribunal des prud’hommes. Dans tous les cas de figure, l’entreprise doit bien entendu se conformer aux règles dictées par le Code du travail.
Déplacement professionnel : obligations de l’employeur ✅
L’employeur peut imposer un déplacement professionnel à un membre de son personnel. Il doit cependant respecter quelques obligations en termes d’organisation, de compensation, etc.
Tout d’abord, un déplacement professionnel doit être compatible avec l’organisation de la vie familiale du salarié. C’est pourquoi un préavis de 48 heures minimum doit être respecté. En cas de voyage à l’étranger, ce délai de prévenance doit être supérieur. Pour les fonctions sujettes aux voyages d’affaires fréquents, des conditions précises seront incluses dans le contrat de travail via la clause de mobilité.
Deuxièmement, l’employeur est obligé de couvrir les coûts des déplacements professionnels. Cela inclut l’hébergement, le transport et les repas, notamment. Une prime de déplacement forfaitaire (barèmes URSSAF) peut être octroyée. Le remboursement peut également avoir lieu sur base des frais réels via des notes de frais.
Troisièmement, l’entreprise doit s’assurer que tous les aspects sécuritaires sont respectés lors du voyage. Des conditions de sécurité hasardeuses sont d’ailleurs un motif valable de refus d’un déplacement professionnel.
Enfin, l’employeur est tenu de fournir une solution de mobilité adaptée aux déplacements professionnels. Il ne peut imposer l’utilisation d’un véhicule personnel si cela n’est pas prévu dans le contrat de travail.
Comment calculer les frais de déplacement professionnel ? 🔢
Lorsque vous vous déplacez pour le compte de votre employeur, tous les frais liés aux déplacements doivent être couverts. Par exemple la facture d’hôtel, les notes de restaurant, la location de voiture, les frais de représentation, etc. Le remboursement se fait via des notes de frais en cas de recours au régime réel. L’entreprise peut également décider de payer une allocation forfaitaire quotidienne, conforme aux barèmes de l’URSSAF en vigueur. Par exemple, le montant forfaitaire pour un repas au restaurant est fixé à 20,20 € en 2024. Pour une nuit d’hôtel avec petit-déjeuner dans les départements du 75, 92, 93 et 94, la prime forfaitaire est de 72,5 €.
Si vous utilisez votre véhicule personnel, vous devez également être indemnisé. Voici comment calculer les frais de déplacement professionnel avec sa propre voiture.
Barème kilométrique de l’administration fiscale pour les frais de déplacement pro
Le barème des frais kilométriques permet de calculer le montant à payer par l’employeur à un salarié qui utilise son véhicule personnel dans le cadre d’une mission. Il sert également à remplir sa déclaration de revenus (les frais kilométriques ne sont pas imposables). Pour la déclaration d’impôts, les kilomètres maison-travail peuvent être intégrés au calcul des frais kilométriques. Par contre, l’entreprise n’est pas obligée d’offrir une compensation pour ces trajets (voir le paragraphe remboursement des frais de transport domicile-travail).
Un travailleur qui ne se déplace que très épisodiquement a tout intérêt à utiliser la déduction forfaitaire de 10 %. Par contre, un salarié qui se déplace souvent aura recours aux barèmes kilométriques suivants. Pour faire beaucoup plus simple, nous vous conseillons d’utiliser le simulateur de calcul des frais kilométriques du site des impôts. Après avoir répondu à un petit questionnaire, il calculera automatiquement le montant de vos frais kilométriques !
Bien entendu, vous ne pouvez pas prétendre au barème kilométrique pour les déplacements professionnels effectués avec une voiture de société (service ou fonction).
Tableau des frais kilométriques voiture 2024
Voici le barème kilométrique 2024 sur base du kilométrage annuel. Veuillez noter qu’elle concerne les véhicules thermiques. Vous pouvez majorer les chiffres ci-dessous de 20 % si vous possédez un véhicule électrique :
| Puissance fiscale | < 5.000 km | De 5.001 à 20.000 km | > 20.000 km |
| 3 CV et moins | d x 0.529 | (d x 0.316) + 1.065 € | d x 0.370 |
| 4 CV | d x 0.606 | (d x 0.340) + 1.330 € | d x 0.407 |
| 5 CV | d x 0.636 | (d x 0.356) + 1.395 € | d x 0.427 |
| 6 CV | d x 0.665 | (d x 0.374) + 1.457 € | d x 0.447 |
| 7 CV et plus | d x 0.697 | (d x 0.394) + 1.515 € | d x 0.470 |
Tableau des frais kilométriques moto 2024
| Puissance fiscale | < 3.000 km | De 3.001 à 6.000 km | > 6.000 km |
| 1 ou 2 CV | d x 0.395 | (d x 0.099) + 891 € | d x 0.248 |
| 3 à 5 CV | d x 0.468 | (d x 0.082) + 1.158 € | d x 0.275 |
| > 5 CV | d x 0.606 | (d x 0.079) + 1.583 € | d x 0.343 |
Tableau des frais kilométriques cyclo/scooter 2024
| Jusqu’à 2.000 km | De 2.001 à 5.000 km | > 5.000 km |
| d x 0.315 | (d x 0.079) + 711 € | d x 0.198 |
Remboursement des frais de transport domicile-travail
L’employeur peut décider d’offrir une compensation à ses salariés pour les coûts engendrés par les déplacements entre le domicile et l’entreprise. Dans les grandes sociétés, un tel dispositif est encadré par un accord collectif entre la direction et les représentants des salariés. Dans les structures plus petites, l’entreprise peut prendre la décision après consultation avec son comité social économique (CSE).
Lorsque le salarié utilise un moyen de locomotion qui lui appartient, il peut disposer d’une exonération de cotisations sociales et d’impôts de 400 € par an. Si la voiture est électrique, hybride rechargeable ou à l’hydrogène, le montant de l’exonération annuelle est porté à 700 €.
Les utilisateurs des transports en commun bénéficient d’une prise en charge de 50 % du tarif de deuxième classe. Ce remboursement des frais de transport domicile-travail par les transports en commun est totalement exonéré d’impôt sur le revenu.
Le forfait mobilités durables permet de bénéficier d’une prime pouvant aller jusqu’à 800 € nets d’impôts pour les adeptes d’une mobilité propre (vélo, covoiturage, etc.).
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FAQ déplacements professionnels
Non, mais elle peut choisir de prendre une telle précaution de façon volontaire pour les voyages. En ce qui concerne l’assurance auto, si vous utilisez fréquemment votre véhicule privé pour des déplacements professionnels, il faut informer votre assureur. Une modification de la police pourrait être nécessaire en fonction du nombre de kilomètres parcourus.
Du point de vue du Code du travail en tant que bonus financier, non. Un tel dédommagement qui ne couvre pas les frais de déplacement n’est possible que lorsqu’il est prévu individuellement dans le contrat de travail. Le salarié peut néanmoins toucher un forfait qui couvre ses frais lorsqu’il est en mission professionnelle. Les montants sont encadrés par l’URSSAF.
Cette question est traitée dans l’accord d’entreprise ou la convention collective. En fonction des cas, ce temps passé à se déplacer en dehors des heures de travail (soirée, week-end, dimanche) peut être compensé via du repos ou une prime forfaitaire.
Il faut les comptabiliser comme des heures supplémentaires lorsqu’elles dépassent vos horaires de travail. La nature du dédommagement (récupération d’heures ou paiement) dépendra des règles en vigueur dans votre entreprise (voir question ci-dessus).
Des solutions de mobilité flexibles
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[Article mis à jour le 5 février 2024]